Gestire il caos nella rivoluzione digitale

di Michele Silletti (@MicheleSilletti)

Nel confronto quotidiano con qualunque interlocutore il caos è ritenuto la condizione lavorativa, ma anche esistenziale, più frequentemente in essere. Questo a prescindere dalla tipologia di interlocutore: creativi, umanisti, informatici, scienziati, logici, razionali, ottimisti o pessimisti, manager o impiegati che siano. E’ una condizione trasversale, democratica.

In #aroom abbiamo parlato spesso di semplificazione, appunti e valore del tempo, ponendo l’accento su quello che siamo costretti a fare con una risorsa sempre più limitata che è, appunto, il tempo a disposizione. 

Opera di Grazia Salierno

Il caos invece ci descrive “come” siamo costretti a fare, gestire, le nostre attività.

Qualche anno fa leggevo Get things done di David Allen, un saggio sull’organizzazione delle attività basato sulle strategie teorizzate da Henry Mintzberg, scritto in un momento storico di svolta nelle logiche di funzionamento delle organizzazioni; se nel 2001 si pensava che i metodi organizzativi tradizionali non fossero più adeguati, immaginiamo quanto siano inadeguati oggi.

Ma la sensazione che tante delle attività quotidiane si cerchi di svolgerle con i metodi acquisiti, o tramandati, 10 o 20 anni fa è forte, direi tangibile.

Anche in questo mio punto di vista mi ritrovo a sfatare una di quelle scontate e  banali contrapposizioni che cercano di analizzare ogni fenomeno recintando, dividendo le persone in base ad un titolo, alla formazione, alla cultura: creativi o razionali che siate, il caos farà parte di voi. L’unica scelta possibile è tra il gestirlo o il subirlo. “Grazie all’organizzazione la mente si libera” diceva D. Allen trovando un equilibrio direi illuminante tra i due modi di essere.

Ma per l’organizzazione delle proprie attività non serve, necessariamente, un complicato sistema informatico, né un manuale dei processi e neanche un corso di formazione specialistico. E’ sufficiente usare strumenti di uso comune. Non si può prescindere, infatti, da uno strumento perché la nostra mente, per quanto meravigliosa e capace, non potremo mai costringerla ad un misero ruolo di archivio.

Quindi spazio a block notes, fogli, agende, calendari. Che poi saranno in gran parte già diventati elettronici (posta elettronica, documenti e calendari condivisi) ma anche questo è un aspetto in un certo senso secondario, non vincolante. Anzi, spesso, gli strumenti analogici e digitali convivono, si integrano, anche nelle persone più insospettabili.

Fondamentale è, invece, un metodo, qualche semplice regola che ci aiuti a non subire il caos.

Serve, infatti, predisporre e alimentare qualche lista, distinguere le cose non solo in base alla priorità, che è una valutazione soggettiva e momentanea, ma al proprio margine di azione o operatività. Le attività da fare vanno:

• fatte, subito se richiedono un tempo di gestione limitato (D. Allen teorizzava la regola dei “due minuti”: se posso realizzare qualcosa in due minuti devo farla, autonomamente e immediatamente);
• delegate se devono essere svolte da altri;
• archiviate, quindi spostate in una lista distinta, se non hanno un interesse immediato ma se possono tornare utile per consultazioni o ricerche successive;
• cestinate se realizzate o ritenute inutili, vuote di informazioni di valore.

Certo, può essere una semplificazione eccessiva. Molto dipende dalla propria attività e, di conseguenza, dagli strumenti a disposizione. Però se avete una casella email con qualche migliaio di messaggi è probabile che il caos stia leggermente prendendo il sopravvento!

Ma questa semplificazione è il collegamento ad un principio ben più interessante e decisamente più scientifico; la logica o pensiero computazionale.

Un processo logico-creativo che consente di analizzare ogni attività, fenomeno o problema, scomponendo l'insieme in singoli aspetti, azioni più semplici da gestire e risolvere. Analizzare singolarmente questi aspetti per poi cercare la soluzione generale, cercare la giusta relazione, anche cronologica, è il metodo sicuramente più efficace per gestire il caos e avere il tempo per far funzionare, liberamente, la nostra preziosa mente.

Un approccio logico-creativo da introdurre già dai primi anni di apprendimento, dalle scuole primarie, sotto forma di gioco come ad esempio il "coding" o la "robotica creativa", diventa un'esigenza irrinunciabile per affrontare la rivoluzione digitale che stiamo già vivendo.